“纳尼？我又忘记发版本了？”
“什么，这个需求我怎么忘记做了？”
相信很多人都有这样的经历，所以市面上出现了很多 todo 软件，免费的比如 Microsoft To Do，收费的比如 Todoist，滴答清单等等，数都数不过来，但老实说我用了很多，都感觉和我的工作流剥离得相当严重，有没有一个软件可以解决我的问题？
痛点梳理
- 许多任务对时间很敏感
- 工作中的需求琐碎，排期紧密
- 无法随时随地通知到我
- 用过即丢，没法最大化利用任务的记录
需求梳理
- 多端提醒
- 任务分类详细，如 Inbox、子任务、项目任务、周期性任务等等
- 甘特图，便于任务梳理和复盘
- 具备基本的 markdown 编辑功能，表达方式越强大越好
- ...
以上是我最基本的诉求，而最后调研的结果，Notion 成为了一个不可替代的选择。
任务模板
这里我使用的是 Thomas Frans 的 Notion 任务模板，下面我会详细介绍这个任务模板，并且我是如何使用它的。
任务类型
- All Tasks：所有任务都可以在此检索，较少打开，因为后期任务数量实在太多
- Inbox：如果任务没有设置截止，且设置为 Inbox，则会在此显示 我通常会将临时获得的任务放到这里，之后空闲时进行梳理，将任务安排到属于它的地方
- Today：截止时间为今天的任务 每天我会通过这里查看需要完成的任务，或者将任务的截止日期适当延期
- Tomorrow：截止时间为明天的任务
- Next 7 Days：未来 7天内截止的任务
- Cold Tasks：优先级为高但逾期 7天以上的任务 优先级最高的任务
- Priority Tasks：按优先级查看任务
- Timeline View：任务甘特图 复盘神器，从左到右拖动，即可将一周的周报填充好 😊
子任务
任务可以指定其父任务，一个大的任务往往会被拆分为多个子任务，通常我的做法是：
- 父任务页面中梳理子任务
- 将子任务拉到 inbox，并指定父任务，之后根据情况设置截止时间
任务复盘时，通过过滤 parent task 就可以查看某个大任务的完成情况。
Project
和父任务同理，项目往往会被拆解为多个任务，而多个任务又会被拆解为多个子任务，Project 可以进行 Archive，这样我们可以在 Project 视图查看正在 执行中 的项目。
循环任务
通常我们会定义某个周期内要完成的任务，比如每天 anki 学习 20个单词，每 3 天做一次健身环，每周输出一篇技术文章，那么我们可以设置循环任务。循环任务通过 截止时间（due） 和我们设置的循环天数计算下个截止时间（next due），若我们完成了任务后，应该修改 截止时间为 next due。这里记住不能把任务设置为完成状态，这是因为 Notion 无法根据完成状态修改表项数据。
任务通知
选择 Notion 一个很大的原因，是因为其通知机制，如何在 Notion 中设置通知呢？我们需要了解下 Notion 的通知机制：
Remind 表示在指定规则内进行通知：
- 定时通知：设置 include time，之后设定具体的时间
- 提醒规则：如 On day of event(9:00 AM) 表示当天 9点进行提醒，5 minutes before 表示截止时间 5分钟前进行提醒
Notion 支持的推送方式
目前 Notion 支持的推送方式如下：
- 移动端推送
- 桌面推送
- 邮箱推送：注册的邮箱
这里我以邮箱推送为主，因为其可直接推送到微信中，基本实现了全平台，随时随地通知，桌面推送为辅。
邮箱收信规则设置
QQ 邮箱为例：接收 notion.so 的域名发送的邮件，且标题中带有 Reminder 字段的邮件。
将邮件收纳到 Notion 任务 文件夹，方便后续直接通过邮件进行复盘。
总结
使用 Notion 实现 任务管理 和 任务通知 后，借助于 Notion 强大的 database 和 编辑能力，整个工作流变得十分清晰，且可以随时随地接收到任务提醒，复盘任务。
此方式的优点：
- 实时通知
- 优秀的编辑体验
- 详细的任务归档
- 免费
当然此方式也有一些缺点，这里就见仁见智是否可以接受了：
- 循环任务无法自动更新时间
- Notion 数据非本地化，导出较困难
- Notion 基于 Electron，若只是将其作为任务管理软件的话可能偏重